Del RUC a la factura

El problema

• Los datos del cliente se tecleaban a mano. Un RUC mal escrito, o un cliente con problemas en SUNAT, se descubría recién al facturar.
• Había que acordarse, factura por factura, de aplicar la retención o la detracción del IGV.
• Cada despacho sale con su guía de remisión electrónica, pero la factura se emite por separado. Si no se emite, o se emite sin atarla al despacho, nadie lo nota hasta el cierre.
• Revisarlo a mano obliga a cruzar dos listas largas, guía por guía.

Lo que hice

• Al registrar un cliente, sus datos se completan desde SUNAT por API: razón social, estado, condición, deuda coactiva y si es agente de retención.
• Se factura a la empresa y no a la persona que hizo el pedido.
• La factura marca sola si lleva retención o detracción del IGV, y nunca las dos.
• La guía de remisión trae los 13 motivos de traslado de SUNAT y sirve también para recepciones.
• La factura sale desde la guía, una por guía y con lo realmente entregado. Su PDF sigue el formato de SUNAT, con cuotas y QR.
• Sobre todo eso armé un informe de control que revisa cada despacho con guía y le da un veredicto. Avisa cuando el comprobante que declara la guía no coincide con la factura enlazada.

Resultado

• Los clientes entran al ERP validados con SUNAT, sin teclear sus datos.
• Administración ve en una sola lista qué despachos faltan facturar y por qué, sin cruzar hojas de Excel.
• Los despachos que salieron sin factura se separan de los que se facturaron pero sin enlace.

Lo que voy a medir

• Despachos sin factura detectados por mes.
• Días entre el despacho y la factura.